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Greentech: «Con SAP encontramos la integración total con las mejores prácticas»

País: Venezuela

Industria: Manufactura y minorista

Perfil del cliente: Fabricación y comercialización de equipos de computación, sus componentes y televisores bajo la marca Síragon.

Situación del negocio antes de SAP y SofOS: Tenían que buscar información de forma separada porque la misma no estaba integrada en un solo sitio. Los reportes y las listas se hacían manualmente lo que retrasaba la entrega de información.

Solución implementada: SofOS Smart Comercial™

Beneficios: Pueden ver en línea las órdenes de producción, conocen qué materiales hay en inventario. Optimizaron el proceso de post-venta. Desde cualquier punto a nivel mundial tienen acceso al sistema por la computación en la nube. Cuentan con mejores controles en el área de finanzas porque se maneja información en tiempo real.

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Versión Completa Caso de Éxito Greentech

Versión Corta Caso de Éxito Greentech

La visión innovadora y el crecimiento inminente de Greentech por la consolidación de su marca Síragon® dieron pie a la exitosa implementación de SAP® que SofOS realizó.

Orígenes y trayectoria

Greentech comenzó como un proyecto a futuro y hoy es una realidad. La principal actividad de la empresa es fabricación y comercialización de equipos de computación y sus componentes. “Comercializamos la marca Síragon® es una marca pionera a nivel nacional, es una marca propia, una marca Premium y es innovadora en todos los sentidos” afirma Lubia Aranguren, Vicepresidente de Contabilidad.

La marca Síragon es reconocida a nivel nacional como baluarte de tecnología e innovación, ofreciendo desde líneas de portátiles hasta servidores, incluyendo monitores hasta televisores LED. El año 2010 fue la segunda marca en ventas en Venezuela según IDC.

SAP es la solución para atender esas necesidades de negocio que tienen las organizaciones. Andrea de Caso, Gerente de Crédito y Cobranzas.

– ¿Cuál era la situación antes de SAP?

Según Javier Ojeda, Vicepresidente Corporativo de Sistemas, en Greentech “teníamos procesos críticos. Teníamos un sistema que tenía limitaciones, nos ayudó muchísimo hasta que empezamos a crecer lo suficiente como para requerir tener todas las áreas integradas y esa fue la limitante principal para nosotros decidir dar el próximo paso, para darle una atención y llevarle la mejor tecnología a los usuarios”.

Al respecto Aranguren relata que “teníamos que estar buscando información de forma separada, teníamos que llevar muchos controles a nivel de Excel y por supuesto eso retrasaba los tiempo de dar una información precisa a la Dirección, no permitía sacar estados financieros al día o con unos tiempos cortos, siempre se retrasaba. Teníamos procesos retrasados que no permitían dar la información veraz, al día y este tema era bien importante para la toma de decisiones  de la Directiva”.

Andrea de Caso, Gerente de Crédito y Cobranzas, concuerda ya que “el hecho de trabajar manualmente era crítico, teníamos que sacar un reporte, teníamos que hacer listas, teníamos que a fin de mes entregar a Contabilidad y todo reportarlo. Llegaba un punto de ser traumático porque todo tenía que hacerse a mano, por ejemplo […] a nivel de cobranza quería sacar ciertas estadísticas o ciertos reportes que el sistema no arrojaba”. El volumen de trabajo, de negocios y de clientes iba aumentando y por ende la carga de trabajo también.

– ¿Qué beneficios ven ahora con SAP?

Entre los beneficios de la implementación Jackson Prieto, Gerente de Planta identificó que “ahora con SAP podemos ver en línea las órdenes de producción, sabemos qué materiales tenemos en planta, conocemos los inventarios, se hacen los reportes inmediatamente de lo producido. Cualquier persona en cualquier parte de la organización puede saber qué estamos haciendo actualmente en planta”.

Por otro lado Ojeda señala que “necesitábamos también mejorar y optimizar todo lo que es nuestro proceso de Post-venta, atención al cliente final. Eso también lo estamos logrando con esta nueva plataforma. Adicionalmente que nosotros estábamos buscando una plataforma hacia lo que es la computación en la nube que también  lo hemos logrado con SAP y toda la plataforma que tenemos instalada con nuestros servidores porque ahora, desde cualquier punto a nivel mundial podemos tener acceso al sistema. Ya lo que necesitamos es una conexión segura”.

“Actualmente con SAP vemos muchos beneficios. Primero porque es un sistema que está totalmente integrado, podemos ver todos los procesos de una manera integrada, diaria y por supuesto esto conlleva a que tenemos una información al día, que en cualquier momento podemos tener estados financieros al día. Cualquier tipo de información […] la tenemos dentro del sistema” indica Aranguren.

Miguel Jiménez, Jefe de Distribución y Logística comenta que el proceso de distribución y logística de Greentech “hoy en día es distinto con SAP®, porque cuando la mercancía llega ya llega con su código, para dónde va a ir distribuida, y solamente llega, nosotros contamos y de una vez la mercancía entra al sistema y ya entra directamente a la parte de Ventas. No hay que esperar todo ese proceso que había que esperar con el sistema anterior”.

De Caso alaba “el ahorrar tiempo, el tener mejores controles, el eliminar trabajo manual, el estar mucho más integrados con otros departamentos […]. Ya tener todo automatizado y que los controles se pueden manejar desde el sistema pues nos permitió tomar otras decisiones estratégicas”.

Oscar Lugo, Gerente de Ventas valora que “con la implementación de SAP® hemos podido interrelacionar todos estos departamentos y en especial desde el momento en que se adquiere la materia prima o el material que se está adquiriendo hasta la fase final que es la venta o despacho de producto de los pisos de ventas, y podemos ahora tener más facilidades en cuanto a trazabilidad de lo que es el material”.

– ¿Cómo fue el trabajo con SofOS?

“Básicamente el personal de SofOS estuvo diariamente apoyándonos en el período de transición. Fue un trabajo si se quiere bien profesional. El apoyo de ellos fue incondicional. Nos guiaron: primero nos dieron las instrucciones luego nos llevaron de la mano a conocer los programas, nos enseñaron y mejoraron nuestros procesos en algunas ocasiones y básicamente fue un trabajo bien profesional apoyados por ellos” describe Prieto.

Aranguren señala que en Greentech “hemos contado con ellos en todo momento. Es un personal bien calificado, bien profesional. Cualquier falla que se presente (porque por supuesto es el arranque de todo sistema) se ha ido solucionando en la marcha. En todo este período de implementación seguimos contando con ellos, con su apoyo en todo momento y de verdad es un equipo bien calificado”.

De Caso opina que “SofOS es una empresa bien profesional, conoce el trabajo, conoce todos estos procesos y sobre todo lo que […] el cliente (que éramos nosotros), íbamos a padecer y estábamos padeciendo porque realmente el proceso de implementar, de pasar de un sistema a otro no es sencillo, es un trabajo arduo […] de la mano con SofOS que realmente fue nuestro respaldo y nuestro acompañante en cada uno de los pasos para que esto fuese realmente un caso de éxito”.

Y Lugo asegura que “gracias a ellos pudimos despejar muchas dudas durante este proceso de inducción. El adiestramiento que fue llevado a cabo aquí en nuestras oficinas obviamente fue de parte y parte, donde tuvimos que invertir un poco de tiempo extra, sin embargo no fue nada traumático y donde contábamos un cien por ciento con el apoyo de SofOS. Cada vez que se nos presentaba alguna duda y en cada una de las áreas contábamos con un asesor de la empresa SofOS donde podíamos disponer del soporte que se requería para el momento. Nunca nos vimos en la necesidad de levantar alguna queja en cuanto a esto porque contábamos con el cien por ciento del respaldo de esta empresa”.

– ¿Recomendaría la implementación de este sistema a otras empresas?

“Básicamente recomendaría que cualquier empresa con procesos productivos, con manejo de personal, con manejo de materiales adopte un sistema como SAP® ya que va a permitir mejorar todo su proceso, va a tener mejores controles de inventario, va a tener mejores controles contables, etcétera  y esto va a ayudar en su gestión” declara Prieto.

Por su parte Aranguren “recomendaría ampliamente a SAP® a otras empresas, a otras organizaciones. Como sabemos SAP® es ícono de éxito dentro de grandes corporaciones, es conocido mundialmente y de verdad que la experiencia que se ha tenido es una experiencia muy buena. Primeramente el hecho de integrar todas las áreas, todos los departamentos, es excelente. Vemos los resultados de inmediato”.

De Caso lo secunda “porque es un sistema que tiene muchos módulos. Creo que abarca todas las áreas de negocio que una organización puede tener  y definitivamente SAP® es la solución para atender esas necesidades de negocio que tienen las organizaciones”.

“Yo doy mi recomendación para utilizar o implementar este sistema (si aún no lo están utilizando) porque les va a dar una síntesis o unas buenas prácticas de cómo se hacen a nivel mundial algunas transacciones y creo que con esta herramienta podemos estar más a nivel, comparándonos mundialmente con otras empresas” concluye Lugo.