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Quibarca: Implementar SAP es agregar valor

País: Venezuela

Industria: Comercial

Perfil del cliente: Distribuidora de insumos químicos.

Situación del negocio antes de SAP y SofOS: Muchas de las herramientas del sistema anterior no resultaban funcionales. Diversas tareas se realizaban manualmente, apoyados en Excel, y sólo en segunda instancia se incorporaba la información al sistema contable. Esto originaba re-cálculos en operaciones bancarias y la necesidad de hacer manualmente provisiones especiales al cierre de cada ejercicio, todo con una gran inversión de horas-hombre y con una alta posibilidad de generar errores.

Solución implementada: SAP Business All-in-OneTM.

Beneficios: Contacto continuo en línea con cada una de las oficinas, control de todo el inventario tanto en la planta principal como en las sucursales. Reducción importante en los tiempos de cierre mensuales, automatización del registro de productos controlados.

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Versión Completa Caso de Éxito Quibarca

Versión Corta Caso de Éxito Quibarca

Así lo afirma Rafael Hernández, presidente de una de las más importantes empresas comercializadoras de insumos para la industria química venezolana. Allí, tras cumplir un proceso de migración sin traumas y en los tiempos previstos con el soporte de SofOS, hoy experimentan todas las ventajas de contar con una herramienta verdaderamente integradora y funcional.

Para una empresa que durante más de 20 años se ha caracterizado por cumplir sus promesas de calidad de productos y servicio, con especial atención a los tiempos de entrega, resulta fundamental el contar con una herramienta tecnológica de gran solidez para dar apoyo a sus complejas actividades comerciales y logísticas.

Hablamos de Quibarca y esa herramienta, como hoy atestiguan sus usuarios, es la solución de SAP® implementada por SofOS. El solo hecho de incorporar SAP –expresa Rafael Hérnández, presidente de Quibarca- aumenta de inmediato el valor de tu empresa a la hora de venderla o simplemente de valorarla. Definitivamente, no es lo mismo contar con SAP que tener prácticamente cualquier otro sistema. Eso lo hemos percibido en distintos momentos, sobre todo porque muchos no esperan que una empresa mediana, con tan sólo unas 60 personas en nómina, disponga de la solución líder en gestión empresarial.

Nos hemos sentido realmente cómodos con el modelo de negocios de SofOS

“En Quibarca, originalmente, tuvimos personal de la empresa tratando de desarrollar un software propio: craso error. Felizmente, tomamos la decisión de implantar una solución ERP. Un buen día SofOS nos presentó su propuesta de outsourcing, y sencillamente nos pareció ideal para lo que necesitábamos. De allí en adelante nos hemos sentido realmente cómodos con el modelo de negocios de SofOS y no dudamos a la hora de contar con ellos para la evolución a SAP”.

“La empresa tuvo una primera experiencia con otro ERP que, por diversas razones, fue un desastre. Fueron épocas muy difíciles; pasamos más de un año prácticamente sin contabilidad y sin disponibilidad de los resultados. La implantación de SAP, por el contrario, resultó todo lo contrario: se cumplió en el tiempo previsto y, aunque quedaron algunas cosas pendientes, todo funcionó muy bien. Hoy vemos que SAP, más allá de los beneficios más conocidos, se adapta a los cambios que pueda tener nuestro modelo de negocios. Hemos hecho muchas cosas; hemos desarrollado mejoras en la forma de hacer las cosas, y todo ha sido apalancado por SAP”.

“Hay temas muy específicos de nuestro sector, como es el Registro de Productos Controlados, que implica la supervisión de organismos policiales y militares, para lo cual debemos llevar un libro registrando detalladamente  los permisos y la identidad de quienes reciben cada producto. Ese libro se llevaba de forma manual, y era todo un dolor de cabeza el tenerlo al día. Su automatización es uno de los proyectos que estamos terminando, y lo importante es que el sistema nos permite integrarlo debidamente, generando ahorros de tiempo y dinero. Como ésta, tenemos otras iniciativas en desarrollo para optimizar nuestros procesos, y para todas contamos con el soporte de SAP”.

Creemos firmemente –concluye Rafael Hernández- que uno de los pilares del éxito de una empresa descansa en lo cerca que puedas estar de la vanguardia tecnológica. Por eso hemos perseverado en la decisión de contar con una solución de la mejor calidad, la de SAP, con el soporte fundamental de SofOS.

Los beneficios en el área de contabilidad y finanzas se palparon de forma prácticamente inmediata, con una importante reducción en los tiempos de cierre mensuales. Antes podíamos tardar hasta ocho o diez días hábiles en un cierre; y actualmente, los resultados están en menos de la mitad de ese tiempo

Testimonios

Ricardo Bolívar, Tesorero

«Muchas de las herramientas del sistema anterior no resultaban funcionales. Diversas tareas se realizaban manualmente, apoyados en Excel, y sólo en segunda instancia se incorporaba la información al sistema contable. Esto originaba re-cálculos en operaciones bancarias y la necesidad de hacer manualmente provisiones especiales al cierre de cada ejercicio; todo con una gran inversión de horas-hombre y con una alta posibilidad de generar errores.

A la hora de solucionar esta situación, SofOS era la alternativa lógica. Y en cuanto a SAP, pienso que se la escogió por ser un verdadero estándar mundial. Tenemos una relación muy extensa con proveedores de muchos países; y la mayoría de ellos usan SAP como herramienta de negocios. Por otra parte, SAP ofrecía una serie de adaptaciones específicas al contexto venezolano, sobre todo en material fiscal, lo que resultó muy atractivo para la empresa»

Raúl García, Gerente de Operaciones

“En nuestra área, los principales problemas se relacionaban con el control de inventarios y de sucursales. La herramienta no era amigable y los listados no presentaban toda la información necesaria. Siempre había que adaptarlos para que la información fuese útil. Ahora mantenemos contacto en línea con cada una de las oficinas, y tenemos control de todo el inventario tanto en la planta principal como en las sucursales”.

El soporte de SofOS fue profesional y su metodología muy efectiva: paso a paso avanzamos en cada aspecto y siempre nos acompañaron, nunca con una mala cara, sino siempre con voluntad de brindar soluciones”.

Yraima Blanco, Jefe de contabilidad

 “Antes de SAP, el común denominador era el re-trabajo. Teníamos cierres contables muy tardíos, a veces de hasta doce días posteriores al fin de mes. Aunque la información estaba en el sistema, se tenía que pasar a hojas de Excel para poder contar con reportes realmente útiles para la gerencia. Esto impactaba ciertamente la posibilidad de tomar oportunamente las decisiones financieras, contables y estratégicas en general. La rapidez y la confiabilidad, en mi opinión, son el aporte fundamental de toda esta gran transformación en la que SofOS ha sabido llevarnos de la mano.