¿Quiere adquirir un ERP? Conozca algunos consejos de GARTNER (Segunda parte)

sistemas-gestion-3Conceptos esenciales que deben manejarse al momento de seleccionar un ERP.

En esta entrega continuamos hablando de los conceptos que según Nygel Montgomery, Director de Investigación de GARTNER, deben ser tomados en cuenta al momento de seleccionar un sistema ERP para su empresa. En una primer parte mencionamos el cálculo correcto que se debe hacer del Costo Total de Tenencia del nuevo sistema (TCO – Total Cost of Ownership), el seguimiento al valor que el ERP agregue al negocio, y la correspondencia que el nuevo sistema debe tener con la estrategia de la empresa.

Una de las consideraciones adicionales que se deben tener, es que un ERP no va a cubrir el 100% de los requerimientos del negocio tal como el producto está configurado o dentro de sus posibilidades funcionales. Sin embargo se debe tener en cuenta que hacer modificaciones y adaptaciones muy específicas es algo de que debe ser muy controlado y justificado para no complicar los proyectos y el futuro soporte. Mientras esto se evalúe y determine en las primeras instancias de selección será mucho mejor y causará menos impactos.

Se debe tomar en cuenta, por otro lado, la capacidad de cambio que tenga la organización, los requerimientos de recursos internos y externos para los proyectos, y las necesidades de capacitación futuras para el uso y soporte del sistema. Así mismo, la forma como cada unidad de negocio es capaz de absorber los cambios al sistema es un factor clave, tanto por sus características y necesidades específicas, como por su tamaño y capacidad operacional.

En promedio, se estima que dentro del total de las empresas que cuentan con sistemas ERP implementados, aproximadamente la mitad de la organización utiliza el sistema. Si bien se pudiera argumentar que es posible que un 20 ó 30% de la organización no necesite utilizarlo, aun así queda un porcentaje importante que no aprovecha la inversión realizada. Esto en muchos casos se debe a que no se estimó correctamente y desde un primer momento la capacidad de asimilar cambios en la organización, abordando en consecuencia este aspecto como un riesgo y tomando medidas para mitigarlo, tales como mayor capacitación, actividades de gestión del cambio, adecuada difusión de la importancia estratégica del nuevo sistema, etc.

Otro elemento importante, y a menudo poco tomado en cuenta, es el relacionado con el soporte que el ecosistema de aliados del fabricante del ERP puede brindar, sobre todo en los casos de las Medianas empresas donde es poco factible que el fabricante se involucre directamente. Estos asociados deben demostrar que tienen la suficiente solvencia técnica para apoyar y acompañar al cliente en las necesidades que surjan durante el ciclo de vida del ERP, y al mismo tiempo que tengan conocimiento de su negocio para poder dar las recomendaciones y asesorías adecuadas para el mejor aprovechamiento de la herramienta.

Finalmente, un aspecto clave a tener en cuenta al elegir un sistema ERP es el relacionado a los cambios que la organización va a tener, o pudiera tener, durante el ciclo de vida del ERP con base a sus planes estratégicos o a la evolución esperada de su negocio. Las empresas deben entender y validar si el ERP y el proveedor van a poder acompañarlo en esos cambios, tanto si existen funcionalidades actuales que no serán utilizadas en un primer momento y que luego puedan cubrir requerimientos de la organización, como también la capacidad del fabricante del ERP de hacer permanentes innovaciones y evolucionar su producto al ritmo de los cambios de los negocios. Estos cambios deben ser determinados y evaluados en el proceso de selección e incluidos en el modelo de evaluación, ya que la falta de esta flexibilidad y capacidad de evolución del ERP significará para la organización que en el futuro deba recurrir a terceros productos para satisfacer sus necesidades emergentes, o en el peor de los casos, que deba sustituir el sistema ERP; en cualquiera de estos escenarios se estará impactando negativamente el TCO.

Primera Parte

Fuente: “Nigel Montgomery. Research Director – Gartner”