En la actualidad podemos pensar que gran parte de la población mundial domina o conoce que es un proyecto SAP,  de qué se trata , qué contempla y qué beneficios deja a una empresa, sin embargo, a pesar que la tecnología ha llegado a casi todos los países del mundo, y que muchas empresas hacen uso de ella para su día a día, hay todavía una parte que desconoce de qué se trata la transformación digital de la mano de proyectos de software empresariales que solucionan los grandes dolores de cabeza de muchas de ellas.

Para conocer un poco más a fondo en qué consisten estos los proyectos SAP, Maribel Conde quien desempeña el cargo de Gerente de la Oficina de Proyectos en la empresa SofOS, explicó los pasos que sigue esta empresa partner de SAP con más de 27 años en el mercado.

Para comenzar la Gerente de la Oficina de Proyectos dio una introducción para explicar de qué se trata un proyecto SAP, “Es una instalación de una plataforma de gestión empresarial de clase mundial que le permitirá a la empresa que lo implemente contar con una solución de negocios que le va a optimizar el manejo de sus operaciones financieras y logísticas con las mejores prácticas de procesos empresariales, obteniendo información en tiempo real para la oportuna toma de decisiones”.

Existen muchos mitos y creencias acerca de cuáles son las empresas que pueden calificar o ser factibles para el desarrollo de un proyecto SAP, al respecto Conde aclaró que cualquier empresa es factible de implementar una solución de negocios SAP, desde las Pymes hasta las trasnacionales, porque existen soluciones SAP que se pueden adaptar a las necesidades de cada negocio. Solo debe  existir una evaluación previa por expertos en soluciones para darles una propuesta que cumpla con sus objetivos y conocer el alcance del mismo.

Aspectos a tener en cuenta

Así como es cierto que todas las empresas son aptas para un desarrollo de proyecto SAP sin importar la naturaleza de su negocio, también lo es que se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes a la hora de tomar la decisión de implementarlo, al respecto Maribel Conde, mencionó que:

“El Alcance organizacional (si es un grupo empresarial el que va a implementar), el alcance de la solución a implementar (porque entre las empresas que conformen el grupo empresarial puede existir distintos ramos de industria y aplicaría varias soluciones SAP), pues ello conlleva a evaluar la estrategia de implementación más conveniente para la Organización diseñando un roadmap de productos y soluciones SAP que sea factible en tiempo y en recursos técnicos, como contar con las personas que participarían activamente en el proyecto”, detalló .

Conde comenta, que muchas son las inquietudes y dudas que suelen surgir de parte de las empresas o clientes al momento de tomar la decisión o de la implementación de un proyecto SAP,  entre ellas resaltan si la solución les resolverá sus puntos de dolor o también suele existir la preocupación por muchos cambios en los procesos al tener que adoptar las mejores prácticas que la nueva solución ofrece. Otra inquietud es el impacto en su estructura organizativa y en la motivación de sus trabajadores para la adopción de un nuevo esquema de manejar sus operaciones.

En SofOS existe una metodología para implementar un proyecto, y no es otra que SAP libera a sus partner para apoyar la gestión del proyecto. Esta metodología ha venido evolucionando con la práctica por varios años, y hoy es conocida como SAP ACTIVATE. “Ella es la guía que que nos da el paso a paso para asegurar que los proyectos siguen una secuencia organizada en Fases, Paquetes de trabajo y actividades basada en la práctica de gestión de proyectos del PMI (Project Management Institute).”, explicó.

La duración de un proyecto la define el alcance tanto organizacional (empresas participantes del proyecto) como funcional (procesos de la solución a implementar), y una de las primeras actividades del proyecto es organizar el equipo que lo va integrar, esto se conforma con los perfiles de la metodología ACTIVATE, la cual indica que debe tener los roles del proyecto. Un rol principal del equipo son los líderes por área porque van a interactuar con nuestros consultores funcionales para tomar las decisiones más idóneas cuando se presenten dudas respecto a la adopción de los procesos de la solución o si amerita adecuar y aprobar la incorporación de los cambios que impactaran en el alcance del proyecto. El acompañamiento del equipo del cliente es a lo largo de la ejecución del proyecto hasta la entrega formal en el cierre del mismo.

Equipo de Proyecto: Consultores comprometidos y calificados

Maribel Conde, comenta que en su rol en la empresa en el área de Oficina de Proyectos, lleva 22 años, brindando apoyo al área de operaciones en la planificación y control de la gestión de proyectos, así como en el manejo de la metodología de implementación. “Cuento con un equipo de consultores PMO (Project Management Office) para dar apoyo al gerente de proyecto en elaborar los planes, en sus actualizaciones, desarrollar documentación de los entregables con los aceleradores proporcionados por ACTIVATE, llevamos los indicadores de gestión del proyecto, realizamos las evaluaciones de calidad en cada fase, aplicamos encuestas para evaluar percepción del servicio por parte del cliente, y asistimos en controles que amerite el gerente para la sinergia de las actividades del proyecto. Al finalizar debemos asegurar que la documentación sea entregada al cliente en un repositorio adecuado como lo es el Solution Manager”, resaltó.

Para finalizar la entrevista, Conde resaltó que este año que llevamos con la  pandemia mundial, el equipo de consultores y expertos en el área de proyectos que integran esta importante Oficina de SofOS ha adquirido más experiencia y capacidad para servir proyectos de implementación de SAP de manera remota, y apoyar al cliente acompañándolo de la mano en su proceso de implementación.

“En el 2020 y en lo que llevamos de 2021 el 100% de nuestros proyectos se han gestionado de manera remota (desde sus casas nuestro equipo y en muchos casos el del cliente), también hemos podido dar el soporte a la base instalada (clientes ya en productivo) gracias a modificaciones en nuestros procedimientos de entrega y en la optimización de comunicación con el uso de plataformas tecnológicas que hemos adoptado para ello. Con toda confianza puedo decir que nos hemos reinventado para fortalecer nuestro servicio en implementar  proyectos SAP y cumplir con las expectativas de nuestros clientes.”.

SofOS, como partner de SAP durante más de 27 años de trayectoria en el mercado se ha enfocado en brindar la mejor asesoría en cuanto a proyectos de implementación de SAP se refiere, con un completo grupo de asesores y expertos para lograr que su empresa tenga los mejores resultados. Si desea conocer más de qué se trata cada uno de los módulos que SofOS están diseñados para su empresa, puede ingresar al siguiente enlace . https://sofoscorp.com/metodologia-de-implementacion/

Por Betzari Peláez C.